Adoptée par le Conseil d'administration

le 17 février 2024

1. Introduction

Le droit au respect de la vie privée est garanti par la Charte des droits et libertés de la personne et par le
Code civil du Québec. De plus, la protection des renseignements personnels est encadrée par la Loi sur la
protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

La présente politique établit une procédure de gestion des renseignements personnels par l’Association des
familles Kirouac afin qu’elle recueille, détienne, conserve, utilise et communique des renseignements
personnels sur ses membres, ses bénévoles et ses administrateurs conformément à la loi.

Le président est responsable de la protection des renseignements personnels dans l’Association et est chargé
de l’application et du respect de la présente politique par les représentants de l’Association des familles
Kirouac, quel qu’il soit.

À cet égard, la personne responsable diffuse la présente politique sur le site Internet de l’Association
(www.familleskirouac.com) et la rend disponible aux membres, aux bénévoles ou aux administrateurs
pour consultation.

2. Objectifs

La présente politique vise à informer les membres, les bénévoles et les administrateurs de l’Association des
principes qu’elle applique dans la gestion des renseignements personnels qu’elle détient sur eux.

Par ailleurs, elle énonce les règles de conduite que l’Association exige de ses membres, ses bénévoles et
ses administrateurs lorsqu’ils ont accès aux renseignements personnels détenus sur autrui par l’Association.

Pour l’application de la présente politique, l’Association respecte les principes suivants :

➢ Recueillir uniquement les renseignements personnels nécessaires à la bonne gestion de ses
      activités ;
➢ Informer les personnes concernées de leurs droits, particulièrement relativement aux plaintes,
     et obtenir leur consentement, lorsque requis par la loi ;
➢ Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu’elle détient sur autrui
     en encadrant leur conservation et leur destruction.

3. Définition d’un renseignement personnel

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de
l’identifier. Ces renseignements sont confidentiels et doivent être traités comme tels.

Pour l’Association, sont notamment considérés comme des renseignements personnels : l’adresse
résidentielle des membres, leur numéro de téléphone, leur adresse courriel et leur photo en mode portrait.

4. Collecte des renseignements personnels

L’Association recueille des renseignements personnels pour les fins de ses activités. Des renseignements
personnels peuvent être recueillis par des formulaires intégrés sur son site Internet, par entretien
téléphonique, par l’entremise d’un formulaire papier ou par toute interaction entre des personnes physiques
et l’Association et/ou ses représentants.

Lorsqu’elle recueille des renseignements personnels, l’Association ne conserve que ceux qui sont
nécessaires à son bon fonctionnement. L’Association doit être en mesure de justifier, si nécessaire, la raison
pour laquelle elle requiert chaque renseignement personnel.

L’Association recueille les renseignements personnels auprès de la personne concernée. Elle peut toutefois
recueillir ces renseignements personnels auprès d’un tiers, sans le consentement de la personne concernée,
si la collecte vise à assurer le bon fonctionnement de l’Association et de ses activités.

L’information qui est déjà, ou qui devient connue, par le public (information sur des sites Internet ou des
profils sur les médias sociaux) peut également être recueillie par l’Association sans qu’il soit nécessaire
d’en faire part à la personne concernée. Dans ce cas, l’Association s’engage néanmoins à la recueillir de
manière raisonnable et avec discernement.

5. Protection des renseignements personnels

Les dossiers physiques contenant des renseignements confidentiels sont gardés dans un classeur ou dans un
emplacement dédié à cette fin par le président et/ou le trésorier de l’Association.

Les dossiers informatiques contenant des renseignements personnels sont conservés sur deux disques durs
externes et gardés dans deux endroits différents.

Les personnes qui ont accès aux renseignements personnels lorsque l’exercice de leur fonction le requiert
sont les membres du conseil d’administration et les bénévoles œuvrant pour l’Association.

L’Association exige de toute personne occupant un poste d’administrateur ou de bénévole qu’elle s’engage

à respecter la présente politique et à garder la confidentialité des renseignements personnels.

6. Responsable de la politique

Le président de l’Association est responsable de la protection des renseignements personnels au sein de
l’Association en conformité avec l’article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
dans le secteur privé.

Le président est responsable de la tenue d’un registre d’incidents s’il devait y avoir des manquements à la
présente politique.

Le président s’assure que toute personne occupant un poste d’administrateur ou de bénévole soit bien
informée de la présente politique.

Il est possible de le rejoindre à l’adresse courriel suivante : [email protected]

7. Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels mentionnés à l’article 3 de la présente politique recueillis par l’Association
sont utilisés ou communiqués aux seules fins des activités de l’Association à moins que la personne
concernée consente à un autre usage ou que la loi exige la fourniture de ces informations à d’autres fins.

Bien que les renseignements d’ordre généalogique ne fassent pas l’objet de la Loi sur la protection des
renseignements personnels dans le secteur privé, l’Association considère les dates de naissance comme un
renseignement personnel confidentiel si la personne n’est pas décédée. Après le décès d’une personne,
l’Association est libre de publier cette information avec les autres renseignements d’ordre généalogique.

Les photos des personnes présentes aux activités de l’Association ne sont pas considérées comme étant
confidentielles. Dans un tel cas, les personnes présentes sur ces photos sont considérées avoir donné leur
consentement à la diffusion de celles-ci.

Pour tous les autres cas de publication de photos, les personnes figurant sur celles-ci sont considérées avoir
donné leur accord pour publication lorsque ces photos ont été envoyées à l’Association par la personne elle-
même. Dans le cas d’un tiers figurant sur une de ces photos, nous considérons que la personne ayant envoyé
la photo a d’abord obtenue, de la part de ce tiers, la permission que cette photo soit publiée.

Nonobstant les dispositions du troisième paragraphe du présent article concernant les photos apparaissant
sur le site Web de l’Association, toute personne peut demander par écrit le retrait du site Web de
l’Association d’une photo sur laquelle elle figure. Le responsable de la politique de la protection des
renseignements personnels de l’Association lui fera part de sa décision dans les trente (30) jours de la
réception de la demande.

En cas de refus, le responsable le motive par écrit à la personne concernée dans ce même délai de trente
(30) jours et l’informe de son droit de contester la décision devant la Commission d’accès à l’information.
À défaut de répondre à une demande de retrait dans ce délai, l’Association est réputée avoir refusé d’y
acquiescer, auquel cas la personne intéressée peut s’adresser à la Commission d’accès à l’information pour
faire valoir ses droits.

8. Conservation et destruction des renseignements personnels

Les renseignements personnels visés par l’article 3 de la présente politique sont conservés jusqu’à
l’expiration d’un délai de non-renouvellement d’une adhésion à l’Association supérieur à cinq (5) ans.
Toutefois, une personne peut demander que ces renseignements soient détruits avant l’expiration de ce
délai. Dans un tel cas, l’Association procède immédiatement à la destruction de ces renseignements.

Dans le cas particulier des photographies, celles-ci sont conservées indéfiniment dans les archives de
l’Association avec l’identification de leur auteur et/ou provenance si ces informations ont été fournies à
l’Association.

À moins d’un avis contraire émis lors de l’envoi de ces photos à l’Association ou subséquemment, celles-
ci peuvent être utilisées ultérieurement par l’Association dans le cadre de ses diverses activités. Toutefois,
l’Association s’engage à respecter les droits d’auteurs et à mentionner la provenance de ces photos lorsque
ces informations sont indiquées dans ses archives.

9. Demande de rectification des renseignements personnels

À la demande écrite de la personne concernée, l’Association procède à la rectification de renseignements
inexacts, ou incomplets, selon le cas, au dossier de la personne concernée.

Il est de la responsabilité des personnes ayant transmis leurs renseignements personnels d’aviser
l’Association de tout changement relativement à ceux-ci. L’Association ne peut pas être tenue responsable
de quelconques manquements dans le cas où une demande de rectification n’est pas effectuée alors qu’elle
aurait dû l’être.

10. Communication des renseignements personnels à un tiers

Lorsqu’un tiers demande à l’Association de lui communiquer un des renseignements personnels prévus à
l’article 3 de la présente directive concernant un membre de l’Association, cette dernière doit s’enquérir du
consentement du membre concerné avant de communiquer ces informations.

Toutefois, l’Association peut communiquer des renseignements personnels à un tiers si ce tiers est :

➢ Le procureur de la personne concernée ou le procureur général si le renseignement est requis
     aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec.
➢ Un organisme et/ou une personne chargée d’un envoi postal à ses membres au nom de
      l’Association.

11. Définition d’un incident de confidentialité

En conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un incident
de confidentialité peut prendre les formes suivantes :

➢ L’accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel ;
➢ L’utilisation non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ;
➢ La communication non autorisée par la loi d’un renseignement personnel ;
➢ La perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel
      renseignement.

12. Processus en cas d’incident de confidentialité

En cas d’incident concernant des renseignements personnels, l’Association s’assure de suivre la procédure
prévue dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et ses règlements
connexes. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d’accès à
l’information (CAI) ainsi que les personnes concernées par l’incident seront avisées dans la mesure où la
situation le permet, et ce, le plus rapidement possible suivant la connaissance de l’incident.

Si des tiers doivent être contactés afin de mitiger les dommages pouvant découler de l’incident, la personne
responsable de la protection des renseignements personnels s’assurera de communiquer uniquement les
informations nécessaires à cette fin ainsi que d’enregistrer le nom de la personne appelée, la date et l’heure
de l’intervention. Un registre des incidents sera mis à jour par la personne responsable de la protection des
renseignements personnels.

En transmettant des renseignements personnels à l’Association, il est entendu que les personnes concernées
comprennent que l’Association déploie les meilleures pratiques de travail et mécanismes de protection afin
de limiter la possibilité de la survenance d’un quelconque incident, fuite ou mauvaise utilisation des
renseignements personnels. Cependant, l’Association ne peut garantir une sécurité infaillible à tout scénario
envisageable.

Lorsqu’une personne concernée remarque qu’un incident concernant ses renseignements personnels aurait
pu avoir lieu au sein de l’Association, elle doit contacter la personne responsable de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées affichées à l’article 6 de la présente politique. Les
plaintes/signalements sont traitées dans un maximum de trente (30) jours après leur dépôt.

13. Non-application de la politique

Lorsqu’une personne concernée quitte le site Internet de l’Association pour n’importe quel autre site
Internet dont le lien figure sur celui de l’Association, la présente politique n’est plus applicable. Il faut alors
se référer à leur politique, le cas échéant.

Lorsqu’une loi, un règlement ou une ordonnance du tribunal fait en sorte de contraindre l’Association à
transmettre des renseignements personnels, il est entendu que l’Association ne peut pas garantir le niveau
de confidentialité et sécurité institué par la personne ou le gouvernement qui se les voit conférer.

14. Modification de la politique

Toute modification de la présente politique sera mise à jour sur le site Internet de l’Association.

15. Adoption et entrée en vigueur de la politique

La présente politique a été adoptée et est entrée en vigueur le 17 février 2024.